Pred sestankom sem imel še nekaj minut časa in sem uspel na hitro prebrati izsledke raziskave organizacije AIIM med strokovnjaki IT o tem, ali je brezpapirna pisarna realnost, ali gre zgolj za sanje. Že po nekaj stavkih sem se začel na glas smejati. Več kot tri četrtine anketirancev je namreč priznalo, da je njihova prva poteza, ko dobijo dokument PDF preko e-pošte, logično … tiskanje dokumenta.

Glede na to, da večina dokumentov danes nastaja v elektronski obliki ali jih je vsaj mogoče skenirati v elektronsko obliko, bi to logično pomenilo, da papir izginja iz naših pisarn. Ampak pisarna brez papirja se zdi še vedno nekje daleč v prihodnosti. Ne verjamete? Raziskava AIIM, ki so jo opravili v ZDA in Veliki Britaniji, razkriva, da 77 odstotkov od 395 vprašanih natisne prilogo e-pošte, približno 16 odstotkov ta isti dokument ponovno skenira v sistem za uporabo kot dokument PDF … in spet se najde 77 odstotkov prejemnikov, ki isti dokument ob prejemu natisnejo. Nedokončana zgodba.

No, pri AIIM ugotavljajo, da papir vseeno izginja iz pisarn – še posebej v velikih organizacijah. Skoraj polovica podjetij ima vsaj nek približek digitalne sprejemne pisarne. Tista podjetja, ki skenirajo in zajemajo vsebine, so do svojih strank, partnerjev, dobaviteljev in zaposlenih od tri- do desetkrat odzivnejša od tistih, ki tega ne počnejo. Povračilo investicije v skenerje in rešitve OCR je pri polovici podjetij krajše od 18 mesecev. Skenerji in OCR so seveda le en del celovitih rešitev za upravljanje vsebin.

Vse več je tudi mobilnega zajema dokumentov in obrazcev. Prenosni skenerji, pametni telefoni in tablice so v pomoč več kot tretjini zaposlenim na terenu, saj so podatki hitreje na voljo za nadaljnjo obdelavo, pa še manj papirja kroži v procesu. Vse bolj v igri so tudi rešitve zajema v oblaku – petina velikih organizacij že pripravlja strategijo na tem področju.

Kakšni bi bili rezultati podobne raziskave v Sloveniji? Še posebej bi me zanimal podatek o tiskanju priponk.

P.s.: V raziskavi so še ugotovili, da desetina anketirancev natisne e-pošti priložene dokumente PDF tudi večkrat. No, jaz vsaj tega ne počnem.

igor@drakulic.eu

Pri enem od svojih naročnikov kot zunanji svetovalci sodelujemo pri oblikovanju zahtev in postopka izbire dokumentnega sistema oziroma ponudnika dokumentnega sistema. Ocenjujem, da smo precej korektno uspeli zapisati pričakovanja svojega naročnika. Na prvi vtis so bile (skoraj) vse prejete ponudbe videti primerne, urejene, konkretne. Po ponudbah sodeč smo dobili občutek, da gre za profesionalce in da bomo imeli precej dela pri izbiri najprimernejšega za projekt naročnika.

V okviru izbirnega postopka smo od ponudnikov zahtevali tudi predstavitev prototipa ponujene rešitve. Želeli smo videti rešitev, ki naj bi okvirno dala predstavo, da je naš problem rešljiv oziroma, kako bi bil problem lahko rešen. Tu se nam je prvič zataknilo. Osebno se mi je zazdelo, da je samo manjši del ponudnikov prebral našo specifikacijo potreb in se potrudil z izdelavo prototipa. Glede na izvedene predstavitve »prototipov« smo se začeli pogovarjati o tem, da je morda kdo imel slab dan, ali pa da ga nismo prav razumeli. Za predstavitev je bila na voljo samo ena ura, morda je bil pritisk zato prevelik. Morda smo bili tudi sami preveč utrujeni pri drugi predstavitvi v istem dnevu …

Morda. A smo se odpravili po sledeh referenčnih pisem, ki so jih ponudniki priložili svojim ponudbam. Šli smo na ogled referenčne rešitve. Z željo, da bi spoznali uporabniško izkušnjo nekoga, ki je uspešno uvedel dokumentni sistem v svoje poslovanje, smo se z velikimi pričakovanji odpravili na pot. Želeli smo ugotoviti, kako je uvedba dokumentnega sistema vplivala na poslovanje te organizacije. Zanimalo nas je, kako so zadovoljni uporabniki, ki delajo z rešitvijo. Iskali smo tudi informacije, kako je potekal projekt uvedbe in kako je ponudnik, ki se je nudil tudi našemu naročniku, zadovoljil pričakovanja vodje projekta pri svoji referenčni stranki.

Obisk je bil izredno koristen. Za našega naročnika, seveda. Informacije z referenčnega ogleda, predstavitev prototipa ter analiza ponudbe so jim dale dovolj informacij za suvereno odločitev.

Referenčna pisma so ničvredna, če si ne boste vzeli časa in se dogovorili za obisk in pogovor z referenčno stranko. Obiski referenčne stranke pa so vredni nič, če bo na obisku prisoten tudi ponudnik in bo on vodil razgovor ter vam izbiral sogovornike. Za termin obiska se dogovorite sami. Sami poiščite vodjo projekta, obiščite uporabnike na njihovem delovnem mestu in poglejte, kako uporabljajo rešitev, od katere si vi obetate »prerojenje«. Če boste ugotovili, da se papir pusti pisati in da prenese vse, je to največ, kar lahko ugotovite na takšnem obisku. Naj vam ne bo žal tega dne, tudi če ne boste nič videli. Prihranili ste si mesece ali leta. Pa tudi veliko denarja in svojih živcev.

igor.pauletic@frodx.com

NAMEN

CRM, v izvirniku »customer relationship management«, pomeni upravljanje odnosov s strankami.

CRM je sistem, ki povezuje vse tiste podatke, ki smo jih doslej o svojih strankah in njihovih aktivnostih pisali v Excelove tabele. Z orodji CRM lahko povežemo svojo e-poštno korespondenco s strankami, obenem pa elektroniziramo, združimo in uredimo vsa tista sporočila, opomnike in komentarje, ki smo jih s post-it listki lepili na monitor, pisalno mizo in stene.

CRM je namenjen tudi reševanju zahtevnejših nalog, kot so ugotavljanje navad kupcev, načrtovanje poslovnih trendov v prihodnosti, poslovno obveščanje in podobno. Lahko bi tudi rekli, da je CRM manjkajoči dvojček finančno-računovodskih sistemov ERP. Kar pomeni ERP za finance in računovodstvo, je CRM za stranke in prodajni proces ter poprodajni proces (evidentiranje in obdelava reklamacij in drugih poprodajnih zahtevkov).

S CRM rešujemo različne težave v podjetjih in organizacijah. Najpogostejša težava so brezštevilna mesta, kjer hranimo podatke o strankah (Excelove tabele, kontakti v Outlooku, finančno-računovodski programi, …). Naslednja težava, s katero se spopadamo v podjetjih, je ustrezno izvajanje prodajnega procesa in nadzor nad njim. Kaj počnejo naši prodajniki v predprodajnem, prodajnem in poprodajnem procesu? Kakšna je krvna slika naših strank? Kakšno prodajo bomo imeli v prihodnjem četrtletju?

In ne nazadnje – ali vemo, kakšna je krvna slika našega podjetja? Res je, imamo cel kup podatkov iz sistemov ERP, proizvodnih sistemov, prodajnih analiz in napovedi, analiz o strankah, podpisanih pogodb, izdanih ponudb … Ali imamo vse te podatke in informacije medsebojno povezane, ali ležijo vsak v svojem silosu? Z orodji CRM so ti podatki povezani, ne glede na to, kje in kako nastajajo.

• Ali imate tudi v svojem podjetju/organizaciji podobne težave?
• Kako ob veliki količini prodajnih aktivnosti in strank obdržati kontrolo nad planiranimi aktivnostmi?
• Kako v primeru prodajnega teama usklajevati delo med prodajalci, meriti njihovo učinkovitost?
• Kako načrtovanti oz. napovedovati poslovne trende v bližnji prihodnosti na podlagi zapisov v CRM sistemu?

Vas zanima tudi:

• kako uvesti CRM in koliko stane,
• kdo so ponudniki CRM na slovenskem trgu,
• kako doseči, da bodo vaši zaposleni resnično uporabljali CRM,
• kaj je kartica stranke oziroma 360-stopinjski pogled na stranko,
• kako urediti vse poslovne kontakte (adreme) na enem mestu,
• kako povečati učinkovitost prodajnih aktivnosti,
• kako načrtovati, meriti in izboljševati prodajni proces?

Udeležite se našega brezplačnega seminarja in dobili boste odgovore na gornja vprašanja.

Zaradi vse večjega povpraševanja po rešitvah za obvladovanje podatkov se v zadnjih letih pojavlja vedno večje število ponudnikov na tem področju. Na seminarju bodo teoretski del naših svetovalcev dopolnili štirje ponudniki rešitev in storitev, ki bodo v živo predstavili svoje rešitve v zvezi s CRM. Z vpogledom v rešitve/storitve sistemov CRM boste osvojili tudi nekaj praktičnega znanja.

Udeležba na seminarju je brezplačna, saj bodo kotizacijo za vse udeležence pokrili sponzorji seminarja.

ZA KOGA

• Za prodajnike in prodajne ekipe, ki želijo imeti na enem mestu zbrane vse podatke o svojih strankah in aktivnostih v zvezi z njimi.
• Za vodje prodajnih ekip, ki morajo imeti nadzor nad prodajniki v predprodajnem, prodajnem in poprodajnem procesu.
• Za vodilne, ki načrtujejo poslovne trende v prihodnosti.
• Za marketinške oddelke, ki ugotavljajo navade kupcev in načrtujejo marketinško-prodajne kampanje.
• Za strokovne sodelavce in vodje projektov, ki so (bodo) zadolženi za razvoj in uvajanje CRM.

PROGRAM

KDAJ in KJE

Seminar bo potekal v sredo, 18. 4. 2012, od 08.30 do 12.00 ure, v Ljubljani – Dobra hiša, Stegne 11A, 1000 Ljubljana, v Konferenčni dvorani. (Zagotovljeno brezplačno parkirišče).

PRIJAVA

Udeležba na seminarju je brezplačna. Seminar je namenjen izključno končnim uporabnikom in ni odprt za ponudnike rešitev/storitev ali predstavnike svetovalnih podjetij na področju CRM. Pridržujemo si pravico do zavrnitve takšnih prijav.

Pogoj za brezplačno udeležbo je prisotnost na vseh predstavitvah rešitev/storitev ponudnikov seminarja.

Zadnji rok za oddajo prijave je 13. 4. 2012, do vključno 16. ure oziroma do zapolnitve prostih mest. Na seminar bomo sprejeli največ 16 udeležencev. Če bo udeležencev več, bomo v enem dnevu organizirali dva seminarja – dopoldanskega in popoldanskega.

Za kakršnakoli vprašanja v zvezi s prijavo in vsebino seminarja smo vam na voljo na telefonski številki +386 (0) 59 032 740, GSM 031 852 364 ali office@frodx.com.

VTISI IZ PREDHODNIH SEMINARJEV

Kaj so povedali udeleženci predhodnih seminarjev si lahko pogledate na tej povezavi (klik)

Na seminarju bodo svoje rešitve/storitve prikazali naslednji ponudniki oziroma sponzorji seminarja:

Ponudniki: SRC d.o.o., Agilcon d.o.o., Avtenta.si d.o.o., spletnaPOSTAJA d.o.o.

MEDIJSKI SPONZORJI:

Si predstavljate, da je leta 1981 IBM na trg postavil svoj prvi IBM PC? Skoraj 20 let od takrat je osebni računalnik izpolnil svoje osnovno poslanstvo. Prišel je v skoraj vsak dom.

Si predstavljate »notebook«, ki je bil tako »kompakten«, da so ga lahko pospravili pod sedež v letalu. To je bil prvi prenosni računalnik. Osborne 1 iz leta 1981.

Vse to se verjetno večini zdi nepredstavljivo daleč in povsem iz nekega drugega sveta, kajne? Res je, da razvoj v industriji IT sili zelo hitro naprej in da različni produkti IT ne živijo dolgo. Zamenjajo jih novi izdelki, nove tehnologije. Zmogljivejše, bolj ekonomične in uporabniku bolj prijazne …

Razen ene. Ohranila se je več kot 40 let. V vsem tem času se bistveno ni spremenila. In ko uporabljamo to tehnologijo, se počutimo »in«. Počutimo se učinkovite, ekološko neoporečne. Če znaš uporabljati to tehnologijo, se počutiš računalniško pismenega …

Leta 1971 je Ray Tomlinson namreč izumil e-mail.

In vi ga kot vsemogočno orodje še danes »zlorabljate« za neposredno sporočanje, sodelovanje in organizacijo skupinskega dela; izmenjavo in urejanje dokumentov; sklicevanje sestankov; delegiranje opravil sodelavcem; kot sistem CRM in varnostno kopijo dokumentov, … Uporaba maila se zdi čedalje prijaznejša. Je preprosta, uporabna, dosegljiva, v zadnjem času tudi mobilna. Z e-mailom živite sleherni trenutek.

Čas je, da ugotovite, kolikšen delež svojega delovnega časa namenite ukvarjanju z elektronsko pošto? Pomislite, ali je morda treba poiskati priložnost za kak drugačen način komunikacije in upravljanja poslovnih vsebin?

Vzemite si nekaj minut časa in poslušajte Anjo Hlača Ferjančič v oddaji Med poslovnimi krivuljami na Valu 202. V pogovoru z njo sem poskušal poenostavljeno in precej posplošeno opisati tudi vaš (naš) problem pri delu z elektronsko pošto.

igor.pauletic@frodx.com

Eden od pogojev za uvedbo zakonsko skladne e-hrambe so namreč potrjena notranja pravila, v Registru elektronske hrambe pa bomo zaman iskali večino organizacij javne uprave. Brez potrjenih notranjih pravil so davčna in carinska uprava, ministrstvo za javno upravo in skorajda vsi ostali organi javne uprave.

Vsi omenjeni organi s svojimi strankami poslujejo elektronsko in pri tem ustvarjajo elektronske zapise, ne da bi poskrbeli za zakonsko skladen zajem in hrambo, kot ju predvideva Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) in njegovi podzakonski akti.

Kako znižati stroške arhiva?

Organizacije in podjetja pogosto spregledajo stroške, ki jih imajo z arhivom dokumentov. Nekateri sploh ne vedo, za kakšne stroške gre. Papirni dokumenti zasedajo veliko prostora, težko pa jih je tudi upravljati, še posebno, ko se znajdejo v arhivu. Je lasten elektronski arhiv zato pravšnja rešitev? Kakšne prihranke ponuja?

O obeh temah smo bolj na široko spregovorili v januarski številki priloge IKT Informator v Financah (stran 12). Vabljeni k branju.

Igor.Pauletic@frodx.com

1. Kultura ukazovanja in nadzora

Kdo pa pravi, da hočejo vsa podjetja postati pregledna, prilagodljiva in odprta za vse zaposlene? Morda pa predsednik uprave vidi korporativne socialne medije kot orodje, s pomočjo katerih bodo njegovi zaposleni še hitreje opravljali za njegovim hrbtom. Če v podjetju ni demokracije, je pač ni. Korporativna kultura konservativnega podjetja se ne sklada z odprtostjo družabnih medijev.

2. Facebook v dobrem in slabem

Včasih fraza »kot bi imeli v podjetju Facebook« odpira vsa vrata, včasih pa deluje kontraproduktivno. V upravah podjetij še vedno sedijo ljudje, ki Facebook enačijo z »neresnim, čas jemajočim medijem, ki je uporaben za izmenjavo šal in fotografij«. Pred vpeljavo internega socialnega omrežja v podjetju in omembo besede Facebook se je treba prepričati, ali imajo člani uprave svoj profil na tem omrežju.

3. Obilje orodij

Eksplozija orodij za družabni softver ne prinaša samo številnih inovacij, ampak tudi veliko zmešnjavo. Kar naenkrat imajo lahko v večjih podjetjih in organizacijah cel kup različnega družabnega softvera, kar je slabše kot nič.

4. Pomanjkanje integracije

Integracija sistemov in aplikacij je skorajda sveti gral med IT-jevci v podjetjih. Čeprav je skorajda nemogoče doseči popolno integracijo, to še ne pomeni, da ne težijo k temu. Enako velja tudi za uspešna poslovna socialna omrežja. Če jih ne bomo ustrezno povezali z obstoječimi sistemi, ne bodo uspešna in jih zaposleni ne bodo uporabljali.

5. Kaj pa SharePoint?

V podjetjih obstajajo tabori, vsak pa navija za svojo programsko opremo. Eden od njih je tudi tabor za Microsoftov SharePoint. Kljub temu, da je SharePoint izjemna platforma za sodelovanje in upravljanje dokumentov v večjih organizacijah, velja za nekompletno socialno platformo. Potrebno je preveč prilagajanja in dodatkov.

6. Tekmovanje z brezplačniki

Zaposleni bodo »službeno« socialno omrežje neizogibno primerjali s tistimi, ki jih brezplačno uporabljajo doma. Če bo uporabniška izkušnja v službi slabša, bo hitro prišlo do odpiranja Facebookovih skupin ali uporabe brezplačnih orodij kot sta Jammer in Teambox. Je to slabo? Prav gotovo je lahko slabo, če pri tem prihaja do izmenjave občutljivih informacij z orodji, ki niso ustrezno zavarovana.

7. Glavoboli zaradi skladnosti

Pri poslovnih socialnih omrežjih je treba biti pozoren na skladnost z regulativo in zakonodajo – največkrat je skladnost povezana z zahtevami po arhiviranju podatkov. Za močno regulirane industrije (finance, zdravstvo, farmacija) je »social kanal« lahko tudi sporen, saj morajo določene informacije skrbno varovati. Ampak vse se da urediti – kjer je volja, je tudi pot.

8. Nepovezani poslovni procesi

Uspešni »poslovni Facebook« vpliva na večjo učinkovitost poslovnih procesov. Povezujejo se zaposleni, ki imajo podobne težave; na vprašanja hitro odgovarjajo kolegi, itd. »Social« komponenta mora biti torej povezana s poslovnim procesom, ki ga želimo izboljšati.

9. Prostovoljno ali obvezno

V francoskem podjetju Atos so prepovedali uporabo e-pošte in zaukazali uporabo socialnega omrežja, vendar to verjetno ni najbolj priporočljivo. Naj se zaposleni prostovoljno privadijo na uporabo in če ugotovimo, da je uporabniška izkušnja slaba, je mogoče treba zamenjati socialno omrežje, ne pa uporabnike.

10. Saj to že poznamo

Ali prejšnje generacije orodij za sodelovanje, delotokov in produktov za upravljanje znanja niso ponujale podobnih funkcionalnosti kot današnji »social«? Ali so poslovna socialna omrežja res drugačna? So, zato ker morajo biti še boljša od obljub.

Vir: http://blog.web100.com.ua/2012/01/04/10-enterprise-social-networking-obstacles/

Priredil: Igor Drakulič

Nekako v tem duhu bom v tem blogu povzel tudi svoj prispevek iz dogodka MargConnect iz začetka lanskega decembra. Tam sem na pobudo gostitelja, Boštjana Bregarja, direktorja podjetja Marg, ki je javnosti na dogodku prvič predstavil svoj nov produkt Business Connect Social, v kratkem predavanju zbral najnovejše trende ali bolje rečeno napovedi svetovnih analitikov s področja upravljanja vsebin in poslovnega socialnega mreženja (oz. skupinskega dela in sodelovanja).

Gre za tematiko, ki jo tako ali drugače spremljam zadnjih 15 let, trende pa sem interpretiral skozi praktični vidik za uporabnike tehnologij in njihova delovna mesta.

Kaj sem povedal na MargConnectu?

V svojem predavanju sem se skliceval na ugotovitve najpomembnejših analitikov. Pregledal sem tudi različna gradiva številnih medijev, založnikov in blogerjev, ki preučujejo socialne medije (Social Business), v katere se počasi zliva področje upravljanja vsebin.

Najprej, kaj pravi Gartner …

Kot že prejšnjih nekaj let, Gartner tudi v napovedih za 2012 navaja, da je za podjetja in organizacije največja priložnost za dvig produktivnosti in učinkovitosti še vedno v informatizaciji njihovega poslovanja in v vlaganjih v IKT.

Gartner nas opozarja, naj bomo pozorni na:

• More Cloud & Consumerization
• Loss of IT Control
• Social Business
• Context Aware Computing

Osebno menim, da se te ključne napovedi niso bistveno spremenile glede na prejšnje leto.

E-pošta – kako dolgo še in v kakšni vlogi v prihodnje?

Zanimive pa so nekatere podrobnosti. Prvič je zaslediti mnenja analitikov, da se v segmentu SMB praktično ni kaj dosti spremenilo v zadnjih desetih letih. Slutiti je, da lahko pričakujemo tehnološko revolucijo. Kaže, da e-pošta ne bo več kos izzivom sveta, čeprav je danes eno ključnih orodij za informatizacijo poslovanja. Osebno sem o slednjem prepričan že nekaj let. Moji somišljeniki pa so vsi tisti, ki dnevno prejmejo vsaj sto e-mailov in jih lahko spremljajo na osebnem računalniku, tablici in telefonu, glede na to, da so pretežni del dneva online.

6 ključnih trendov v prihodnjih letih

Izpostavil bi 6 ključnih trendov s področja upravljanja vsebin ter skupinskega dela in sodelovanja.

1. 80 odstotkov programske opreme za upravljanje vsebin bo možno dobiti kot storitev v oblaku

Do leta 2016 naj bi 80 odstotkov ponudnikov programske opreme na področju upravljanja vsebin ponudilo uporabo svoje programske opreme tudi v oblaku. S tega stališča je jasno, da upravljanje vsebin v oblaku kot tehnološki osnovi ni več nobena eksotika. Oblaki so očitno primerni tako za mala in srednja podjetja, kot tudi za velike organizacije.

2. E-poslovanje bo postalo mobilno poslovanje

Tablični računalniki in pametni telefoni bodo v prihodnjih dveh letih več kot le sredstvo za branje elektronske pošte in brskanje po spletu. V letu 2011 naj bi bilo v Sloveniji v rabi okrog 15 tisoč tabličnih računalnikov, v letu 2012 pa naj bi se jih prodalo med 50 in 70 tisoč.

3. Pojavili se bodo sistemi, ki bodo »razumeli« vsebine

Razumeti sicer pomeni, da bodo sistemi znali prepoznavati vzorce obnašanja uporabnikov. Tako jim bodo lahko izbirali pomembne vsebine za obravnavo in predlagali pomembne naloge za izvedbo. Del tega poznamo že uporabniki Facebooka (Top stories), podobnih prijemov pa si lahko obetamo tudi s poslovnimi vsebinami v svojih delovnih okoljih.

4. Dokumenti, vsebine, medijske vsebine, … informacijski tok

Ustvarjati bomo začeli medijske vsebine, ki jih bodo organizacije morale obravnavati kot sestavni del informacijskega toka. Pred leti smo govorili o sistemih za upravljanje dokumentov. Ti so naenkrat postali sistemi za upravljanje vsebin. Pojavljati so se začele medijske vsebine, ki jih tudi soustvarjamo. Vsemu temu dodajamo socialne akcije uporabnikov. Tudi te so sestavni del informacijskega toka, ki ga bodo morala podjetja znati obvladovati.

5. Zero e-mail policy, Social = Share

Elektronska pošta ne bo več glavno orodje za skupinsko delo in deljenje vsebin/dokumentov. Prav tako se bomo znebili »skupnih map« na datotečnih strežnikih. Do leta 2016 bo 50 odstotkov uporabnikov v podjetjih za delo z elektronsko pošto namesto namizne delovne postaje uporabljalo brskalnik, tablični računalnik ali pametni telefon.

6. Redefinirali bomo pojmovanje varnosti in zaupnosti v oblakih

Ob koncu leta 2016 naj bi tisoč največjih svetovnih podjetij polovico občutljivih poslovnih podatkov o svojih strankah in uporabnikih hranilo v javnih oblakih. K tako naglemu prehodu v oblak iz lastniških sistemov naj bi zelo pomembno vplivala tudi trenutna gospodarska kriza.

Kaj bomo na novo odkrili potrošniki?

Kaj pa bo prihodnost na področju upravljanja vsebin prinesla potrošnikom in uporabnikom informacijskih tehnologij v zasebnem življenju? Dejstvo je, da se na tem področju največ prostora odpira novemu pojmovanju televizije. Večina analitikov meni, da potrošniki potrebujemo interaktivno TV z vsebinami po izboru. TV bo postala tudi eno od orodij za upravljanje informacijskega toka.

Zakaj TV?

• Posameznik v razvitem svetu v povprečju gleda TV 2-3 ure na dan.
• Posameznik, ki doživi pričakovanih 75 let, v svojem življenju v povprečju porabi okrog devet let za gledanje televizije.
• Gledanje televizije je glede na porabo časa naša tretja glavna dejavnost – takoj za spanjem in službo.
• Video vsebine so že del nas – danes na tablicah, jutri na TV.

Za konec …

Kakorkoli so takšna in drugačna napovedovanja prihodnjih trendov o rabi informacijskih tehnologij v kakšni podrobnosti lahko zmotna in zavajajoča, ostaja dejstvo, da smo ljudje z vsakim letom bolj online in s tem čedalje bolj odvisni od tega. Postavlja se mi vprašanje, ali je morda treba počasi začeti razmišljati o tem, da bomo morali redefinirati pojem pismenosti.

igor.pauletic@frodx.com

Statistično gledano je uvajanje dokumentnega sistema oziroma sistema za upravljanje vsebin precej tvegan projekt. Po raziskavi, ki jo je opravil iDatix, več kot dve tretjini projektov ECM bodisi prekoračita rok izvedbe in proračun projekta; projekt ne doseže zastavljenih objektivnih ciljev ali pa se sploh ne zaključi.

Robert Sraka vidi razloge v naslednjih desetih mitih:

• Mit #1: Papirja je preveč, torej uvedimo e-arhiv

Uvedba elektronskega arhiva, v katerega spravimo skenirane papirne dokumente po zaključku poslovnega procesa, predstavlja zdravljenje simptomov in ne zdravljenja vzrokov. Tako imenovani »pristop late-scan« v borbi proti zmanjševanju težav s papirjem je poguben, drag in navsezadnje brezciljen. E-arhiv ne sme biti začetni cilj, pač pa nastane samodejno kot eden od končnih rezultatov uvedbe brezpapirnega poslovanja.

• Mit #2: Najprej moramo narediti celovit popis vseh procesov

Robert Sraka trdi, da bomo projekt s celovitim popisom procesov zadušili že na samem začetku. Procesi so navadno zapleteni, za povečanje učinkovitosti pa jih je tako ali drugače treba spremeniti, česar ne notranji in ne zunanji »popisovalci« ne morejo narediti, ker običajno zahteva premike v glavah, čas in tudi avtoriteto. V brezpapirno poslovanje se miselnost papirnega življenja težko prezrcali. Če nam to sicer uspe, moramo vedeti, da nismo izkoristili vseh možnosti, ki so nam na voljo v brezpapirnem svetu.

• Mit #3: Delali bomo vzporedno, da testiramo sistem

Brezpapirno poslovanje je drugačno. Postopki tečejo drugače, zato za učinkovito uvedbo ne moremo hkrati izvajati papirnih in brezpapirnih postopkov. Če bomo to poskušali, bomo dejansko uporabljali papirne postopke, imeli pa bomo samo še dodatno delo z neuporab(lje)nimi brezpapirnimi. Tudi začetka rabe elektronske pošte se nismo lotili tako, da smo poleg e-pošte pošiljali še pisma na papirju.

• Mit #4: Najprej uvedimo procese, s papirjem se bomo ukvarjali pozneje

Takoj, ko papir ne potuje več po podjetju, je treba z njim nekaj narediti. Če nismo zagotovili skladnosti svojega brezpapirnega poslovanja z zahtevami ZVDAGA, potem je treba poskrbeti za takojšnje arhiviranje, skladno s klasifikacijskim načrtom in drugimi veljavnimi predpisi. Če smo skladni, potem moramo papir na vhodu uničevati (del pa bo najbrž še zmeraj pristal v papirnem arhivu).

• Mit #5: Uvajali bomo postopno, da ne obremenimo sodelavcev

Brezpapirno poslovanje uvaja nekatere nove postopke (na primer zajem dokumentov) ​in odpravlja druge (vodenje knjig, pošte, prenašanje dokumentov, manipulacijo z njimi, arhiviranje), zato prerazporeja obremenitve. Na začetku bo gotovo več dela v vložišču, zato je treba zagotoviti dovolj kadra.

• Mit #6: Dokumentacijski sistem je lahko samostojen

Če želimo učinkovito brezpapirno poslovanje, potem mora biti dokumentacijski sistem vpet v procese (in obratno). Zagotoviti je treba integracijo – vsaj z glavnimi šifranti, kot je šifrant partnerjev (na primer pri likvidaciji računov pa tudi stroškovna mesta, nosilce, …).

• Mit #7: Ključna komponenta dokumentnega sistema je BPM

Upravljanje poslovnih procesov je dobrodošlo, vendar v večini primerov ni ključno. Večina procesov v organizacijah je dinamičnih. V takšnih primerih bomo s pristopom BPM premalo agilni, pa tudi potrebe po visoki stopnji avtomatizacije pogosto niso tako nujno potrebne. Za učinkovitejše poslovanje običajno zadoščajo preprostejše oblike sodelovanja in skupinskega dela. Odgovor morda lahko poiščemo v praznjenju »predalov« zaposlenih. Njihovo uspešnost merimo s semaforji in seznami vodilnih (leader boards).

• Mit #8: Pomembni so dokumenti, ki pridejo po pošti

Pomembno je upoštevati tudi e-pošto in telefakse, ne pa samo dokumentov, ki jih prejmemo v fizični obliki. Zakaj e-pošta? Pomembna poslovna komunikacija je pogosto skrita v elektronski pošti, dostop do nje pa je zaradi pravil varstva osebnih podatkov (lahko) nemogoč ali zelo otežen. V večini organizacij je e-pošta danes ključni medij po deležu izmenjanih dokumentov pri poslovanju s strankami.

• Mit #9: Najprej uvedimo e-podpis z elektronskim peresom

Z uvedbo podpisnih tablic se ne moremo izogniti vzpostavitvi sistema za brezpapirno poslovanje. Še vedno moramo vzpostaviti infrastrukturo za podpisovanje, časovno žigosanje in arhiviranje s peresom podpisanih dokumentov. Lažje je torej uvesti dokumentni sistem in nato podpisne tablice kot pa obratno.

• Mit #10: … je preprosto in poceni

Uvedba brezpapirnega poslovanja zahteva pomembno spremembo v načinu dela vseh v podjetju. Vsaka taka sprememba pa je boleča. Ker spreminja način dela in ker je največkrat treba spremeniti tudi obstoječo infrastrukturo, vpeljava brezpapirnega poslovanja ni poceni. Drži pa, da so učinki lahko zelo veliki!

Robert Sraka k desetim mitom o zmotah prilaga tudi deset napotkov. Če ste pred tem, da boste uvajali dokumentni sistem, vam morda lahko pomaga naslednje:

1. Ne začnite pri arhivu – ta se zgodi sam na koncu.

2. Ne začnite z vseobsegajočim popisom procesov – preden ga boste naredili, se bodo procesi že spremenili.

3. Čim prej se znebite papirja v posameznem procesu – vzporedno delo je neučinkovito.

4. Premislite, kaj boste naredili s papirjem.

5. Upoštevajte, da bo uvedba brezpapirnega poslovanja spremenila ​obremenitve sodelavcev.

6. Sistem pri vpeljavi čim bolj integrirajte v obstoječ IT-sistem.

7. Ne obremenjujte se s strogimi pravili upravljanja poslovnih procesov – razmišljajte o sodelovanju.

8. Ne pozabite na e-pošto, telefakse in dokumente v fizični obliki – tudi ti sodijo v dokumentni sistem.

9. Najprej postavite dokumentni sistem, šele potem uvajajte podpisne tablice (če jih potrebujete).

10. Pripravite se na dolgo in zabavno pot spremembe poslovanja (in dovolj denarja imejte s seboj ).

Robi, srečno pri izgradnji dokumentnega sistema in razvoju brezpapirnega poslovanja v Tilii! Veseli bomo še kakšne modrosti na tej tvoji novi poti.

igor.pauletic@frodx.com

Kot staršu bi se mi zdelo normalno, da se svet staršev pogovarja z ravnateljem o tem, ali bodo v e-redovalnici samo ocene (mojega otroka in primerjalno s povprečjem razreda oz. povprečjem celotnega letnika) ali tudi še kaj drugega. Osebno bi me zanimalo spremljanje celotnega učnega programa preko elektronskih poti. Na dnevni ravni. Online. Osebno bi si želel imeti vpogled v učiteljev dnevnik preko spleta – omejen seveda na tisto, kar je javno za starše vseh učencev v razredu, in tisto, kar se nanaša na mojega otroka.

Sprašujem se, zakaj bi bilo slabo, če bi lahko na svojem telefonu ali iPadu vsak trenutek lahko videl, katero učno snov so/bodo otroci obravnavali v posameznem šolskem dnevu, kaj so/bodo jedli, … Res je, zanima me več kot le rezultati testov. Sprašujem se, zakaj ne bi online vpisoval svojega otroka na obšolske dejavnosti, naročal šolske potrebščine, napovedoval njegovo odsotnost, učitelja seznanjal z otrokovo dieto zaradi kronične bolezni, …?

Morda se sliši čudno, a prej ali slej se bo zdelo smiselno, da se tudi učiteljev dnevnik v online načinu odpre staršem. Če bi bil apliciran po principih Facebookove časovnice, bi bil brez kakršnega koli izobraževanja domač za uporabo več kot polovici staršev (statistično gledano glede na število Facebook uporabnikov v Sloveniji).

Si predstavljate, da kot starš dobite avtomatsko obvestilo ob vsakem zapisu na otrokovi šolski »časovnici«. Ga lajkate, komentirate, javno objavite ali odprete tudi za dedka in babico, da se poveselita vnukovega uspeha, … Vsekakor tak način odpira potencial, da se med učiteljem in staršem lahko razvije komunikacija na ravni posameznega dogodka oziroma takšnega zapisa – resda preko t. i. socialnih akcij, a je takšna komunikacija po moji oceni vseeno bolj osebna in neposredna kot razgovor o povprečnih (večmesečnih) vtisih o otroku na govorilnih urah.

OK, morda pretiravam. Vsekakor pa se mi zdi, da bi se na tak način lahko vzpostavilo več komunikacije med učiteljem in starši, kot je to običaj ta trenutek.  Dva roditeljska sestanka in dvoje govorilne ure po 15 minut letno – ni ravno nek osebni stik. Se vam ne zdi?

Lahko bi še kaj več napisal o tem, kako informirani smo starši in kako informirani bi lahko bili. A to bi izpadlo kot očitek, da šolstvo ne želi transparentno delovati ali da ni denarja za takšne stvari. Lahko bi odprlo razprave o tem, koliko smo starši pripravljeni plačevati za takšno raven storitve, a to ni moj namen.

S tem blogom sem želel sem samo opozoriti, da se šolstvo prepočasi odziva na spremembe, ki se dogajajo. Zaradi v naslovu navedenega stališča vodstva šole moje hčere se mi zdi, da me lahko upravičeno skrbi, da otroci ne bodo v zadostni meri pripravljeni na življenje. Šola, ki zanika možnosti sodobne komunikacije, je kratkovidna in težko razume prihodnje potrebe te družbe.

Dejstvo je, da znanja pisanih črk v prihodnosti ne bomo potrebovali. Že zdaj ga ne. Prepričan sem, da polovica učiteljskega zbora danes ne zna pravilno napisati velike pisane črke H. Kljub temu, da smo vsi to osvojili v drugem razredu osnovne šole, smo pozabili, ker tega znanja nismo uporabljali.

Tako kot je nam (danes delovno aktivni generaciji) lahko žal, da se v okviru šolskega izobraževalnega procesa nismo naučili strojepisja (moji hčeri čez 20 let to znanje ne bo več potrebno), bo našim otrokom žal, da jih šola ni usposobila za »voice« in »gesture« komunikacijo. Ne samo z informacijskimi sredstvi. To bomo potrebovali tudi za vožnjo avtomobila, uporabo dvigala v bloku, uravnavanje temperature v stanovanju, … Morda sta »voice« in »gesture« res še daleč, elektronska pošta, Facebook in še marsikaj, kar morajo naši otroci osvojiti za današnje življenje, pa je že dolgo tu. Se je res pomembneje naučiti skuhati govejo juho in speči piškote pri uri gospodinjstva, kot osvojiti delo z elektronsko pošto in spletnimi iskalniki? Ali izdelava ptičje krmilnice pri uri tehnike res šteje več kot znanje o pametni rabi Facebooka?

Motim se edino, če se slepim, da je namen šole usposobiti otroke za življenje.

igor.pauletic@frodx.com

Ps:

Zanimivo je, da me šola kot starša v istem zapisniku sveta staršev, ki je bil povod temu pisanju, vabi na predavanje za starše o osveščeni rabi interneta z uporabo socialnih omrežij. Kako pristno … Vabilo sem kar malce cinično razumel. Tako kot, da bi jaz nekoga povabil na predavanje o ohranjanju vitke postave in zdravega načina življenja.

• dokumentnih sistemih in dolgoročni elektronski hrambi;
• rešitvah za obvladovanje dokumentov na šalterjih in sprejemnih pisarnah;
• učinkovitih delovnih skupinah;
• sistemih CRM za upravljanje odnosov s strankami?

V Frodxu se zavedamo, da gre za vsebine, s katerimi se morajo ukvarjati v skoraj vsakem podjetju, zato o teh temah organiziramo seminarje, ki so za udeležence brezplačni.

Najprej si oglejte video in videli boste, zakaj na seminarje prihajajo drugi:

Z inovativnimi seminarji želimo na enem mestu prikazati nabor rešitev/storitev, ki je prisoten na trgu, hkrati pa odgovoriti na konkretne vsebinske zahteve in vprašanja. Na vsakem seminarju je najprej teoretični del naših svetovalcev, ki ga dopolnijo štirje ponudniki rešitev in storitev, ki v živo predstavijo svoje rešitve v zvezi z osrednjo temo seminarja.

Tri seminarje smo že razpisali in se na njih lahko že prijavite:

Prvi seminar Organizacija učinkovitega prodajnega tima s CRM in s tem povečanja prodaje bo 15. februarja 2012,

Drugi seminar o uvajanju dokumentnega sistema in dolgoročne elektronske hrambe bo 16. februarja 2012,

Tretji seminar o brezpapirnem obvladovanju dokumentov pa 1. marca 2012.

Vsi bodo potekali v Ljubljani (Dobra hiša v Stegnah).

Pokličite na številko 059 032 740 ali 031 852 364 ali pišite na office@frodx.com (kontaktna oseba je Tilen Markuš).

Gremo naprej v 2012. Stopite z nami pogumno in z veliko mero optimizma.