Ker je do popolne elektronske izmenjave dokumentov (prave brezpapirne pisarne) še daleč, moramo najprej odgovoriti na vprašanje, kako čim učinkoviteje obvladovati te vhodne dokumente (ki so še na papirju) in prenašati vsebine v informacijski sistem.

Vhodne dokumente ločujemo na dva dela. En del so dokumenti, ki predstavljajo poštne pošiljke – tiste, ki pridejo v podjetje ali organizacijo v ovojnicah, ki jih prinesejo poštarji. Drug del so dokumenti, ki jih stranka prinese osebno in niso v ovojnicah.

Dokumente, ki jih prejmemo preko telefaksa in e-pošte (recimo jim elektronski »analogni« dokumenti) dajemo v isti koš kot poštne pošiljke, ker ni interakcije s stranko. Pri takšnih elektronskih dokumentih sistemi ne poslujejo samodejno, ker ne razumejo vsebine. E-pošta je elektronski dokument za človeka, pravo e-poslovanje pa je izmenjava elektronskih sporočil med različnimi sistemi v dveh ali več organizacijah. Pošiljatelj pravega elektronskega dokumenta vedno poskrbi, da dokument pošilja v takšni obliki in na tak način, da ga bo sistem pri prejemniku znal sam obdelati, brez aktivnosti ljudi na strani zaposlenih.

Prejeto pošto (ovojnice) odpremo, dokumente pa označimo z unikatno identifikacijsko vrednostjo, ki je običajno nalepka s črtno kodo. Dokumente lahko sortiramo glede na izbrani tip obdelave (npr. povratnice obdelamo po posebnem postopku kot vso drugo preostalo pošto) in pretvorimo v elektronsko obliko, skeniramo. Pri označevanju dokumentov (opremljanju dokumentov z iskalnimi atributi) vsakemu vhodnemu dokumentu opredelimo tip dokumenta (ga klasificiramo) in določimo prejemnika dokumenta, ki bo dokument obdeloval v nadaljevanju.

Včasih je prepoznava vsebina dokumente prezahtevno opravilo za delavce v sprejemnih pisarnah in vložiščih. Bolj redko, ko se pojavlja določen tip dokumenta v dnevni vhodni pošti, več je težav s klasificiranjem njegovega tipa pri »vložiščnikih«. V teh primerih se takšne dokumente zgolj signira oziroma določi internega prejemnika, ki tudi zaključi označevanje vhodnih dokumentov (glede na dodatne zahteve po označevanju, ki so specifične za vsak tip dokumenta).

V osnovi je naloga sprejemnih pisarn, da vsem vhodnim dokumentom poleg klasifikacije in internega prejemnika določijo tudi datum prejema, pošiljatelja, tip pošiljke in seveda zaporedno številko vhodnega dokumenta glede na njegovo unikatno identifikacijsko vrednost iz črtne kode.

Ročno delo? Ni nujno. Marsikaj bi lahko zaupali stroju. Če le imamo dovolj velik obseg vhodne pošte in jasno oblikovana poslovna pravila o tem, kako ravnati z vhodno pošto.