V našem prispevku o »newcomerjih« med P2P ponudniki smo pisali, iz katerih vej IT industrije prihajajo ponudniki in kako dopolnjujejo svoje obstoječe produkte, s katerimi stopajo na trg P2P rešitev. Med več kot 30 ponudniki je takih, ki celovito pokrijejo zahteve procesa od zahtevka za nabavo do plačila računa, zaenkrat še bolj malo. P2P rešitev nam eni ponujajo kot nadgradnjo dokumentnega sistema (DMS), drugi kot logično razširitev ERP sistema, tretjim se zdi neizogibna BPM platforma pri tem. Potem so tu s svojo košarico še ponudniki storitev in rešitev za varno elektronsko izmenjavo dokumentov. Vsi imajo prav po svoje. Verjetno so res prav vsi ti sestavni deli neizogibni, če želimo sestaviti res celovito zgodbo.

Če povzamemo iz splošne zakladnice znanja Wikipedije, je »Purchase to Pay« (P2P) rešitev mišljena kot enovita informacijska podpora sklopu poslovnih procesov, ki pokrivajo aktivnosti od naročila, nakupa, prevzema, plačila in spremljajočih »računovodskih« aktivnosti pri nabavi blaga in storitev. V kratkem P2P rešitev lahko povzamemo za sistem, ki omogoča “brezpapirno pot” od zahtevka za nabavo do plačanega računa. P2P rešitev mora tako omogočati celoten nadzor od začetne točke nabavnega procesa, do končne točke procesa likvidacije računa. Zaposleni v organizaciji bodo hitro prišli do spoznanja, da je s P2P rešitvijo najlažje in brez komplikacij naročati blago oz. storitve ter likvidirati račun, v skladu s internimi in poslovnimi pravili organizacije brez kakršnega koli poglabljanja v vsa pravila. Avtomatiziran in vnaprej predpisan (z vsemi izjemami) proces je upravljanj samodejno, v okvirih proračunov in politike organizacije.

P2P rešitev pa ne omogoča samo zgoraj zapisanih funkcionalnosti, ampak zagotavlja tudi določeno stopnjo varnosti poslovanja. Nedavno sem prebral članek, ki razkriva visoko kategorno goljufijo, ki je opeharila dobavitelje za kar 2 milijona angleških funtov. Spretni goljufi, ki so se predstavili kot naročniki v nabavnem procesu podjetja McDonalds, so izkoristili luknje in slab nadzor v nabavnem procesu in se okoristili s blagom, ki je bilo dostavljeno na »neznan« naslov in ni bilo nikoli plačano. Ta dogodek nakazuje, brez dodatnega utemeljevanja, da mora dobra P2P rešitev omogočati tudi varne kanale oz. varno izmenjavo poslovnih dokumentov med naročniki in dobavitelji ter splošne kontrole nad proračunom naročil. P2P dejansko združuje tako dokumentni sistem, ERP, BPM in sisteme oz. infrastrukturo za varno elektronsko poslovanje med organizacijami. Nekdo, ki vztraja pri samozadostnosti ene same (katerekoli) komponente, bo kaj kmalu kratek pri zadovoljevanju novih zahtev svojih kupcev.

Včasih se zdi, da se okrog P2P rešite mnogo preveč komplicira. Na prvi pogled je morda res videti, da ne gre za nič drugega kot le za skeniranje prejetih računov, ki naj organizirano potujejo med zaposlenimi (potrjevalci) v elektronski obliki in se nato tudi elektronsko arhivirajo. A takšna percepcija celotne zadeve je zelo varljiva. Kaj hitro bodo zahteve zrasle. Zaradi takšnih in drugačnih razlogov (organizacijske zahteve, želja po večji avtomatizaciji, nadzor in poročanje,…) boste želeli, da vaša P2P rešitev naenkrat omogoča:

• podporo za celoten postopek naročila, nabave, likvidacije in plačila,
• zagotavljanje skladnosti s politikami in postopki organizacije (in prilagajanje novim organizacijskim zahtevam),
• pregled nad vsemi obveznosti in aktivnostmi v procesu,
• povezavo med nabavnim procesom in likvidacijskim procesom (ujemanje računov z naročili),
• revizijsko sledljivost vseh aktivnosti v procesu,
• zagotavljanje finančnega in proračunskega nadzora (primerjava porabe glede na plan),
• avtomatizacijo poslovnih dogodkov v ERP,
• vrednotenje stroškov nabave, idr.

Vse navedeno smo upoštevali pri svoji raziskavi domačeva trga P2P rešitev. Iz izkušenj preteklih projektov smo zbrali dobro prakso in jo povezali s konkretnimi zahtevami znanega domačega (proizvodnega) podjetja. Iz te osnove smo za potrebe naše raziskave pripravili posplošeno specifikacijo zahtev za »celovito« P2P rešitev. Odgovore na to specifikacijo zahtev s strani 6 domačih ponudnikov bomo predstavili v svojem poročilu čez dober mesec. Vzorec povabila za oddajo ponudbe za P2P rešitev, ki seveda med drugim vključuje tudi omenjeno specifikacijo zahtev, pa bo zainteresiranim na voljo v prihodnjih dneh.

tilen.markus@frodx.com