Vsaka organizacija, ki želi svoj proces nabave in likvidacije prejetih računov »dematerializirati« in pokriti z uvedbo t.i. P2P rešitev (Purchase to Pay solutions), se mora pred uvedbo teh rešitev spoprijeti z razreševanjem nekaterih problemov, ki jih v »papirnem« življenju ni bilo, in ki niso zanemarljivi. Nekateri problemi se pojavijo že pred samo uvedbo rešitev, večina teh pa se pokaže in občuti ob oz. neposredno po implementaciji rešitev v okolju uporabnika. Dejstvo je, da se je nekaterim pastem mogoče relativno enostavno izogniti.

Slabo pripravljeno Povabilo k oddaji ponudbe (RFP)

Pri pripravi specifikacije zahtev P2P rešitve za potrebe naše raziskave oz. benchmarkinga smo prečesali zajeten kup različnih RFP-jev. Moramo povedati, da se veliko organizacijam pri pripravi RFP ponesreči. Dogodi se, da se preveč zapletejo in tako zgubijo »nit« pri posredovanju ustreznih informacij in zahtev. Iz takšnih zahtev se lahko kaj hitro ugotovi, da ima organizacija toliko organizacijskih posebnosti, zapletov oz. problemov v svojih procesih, da bo »personalizacija« rešitve absolutno predraga, končna rešitev pa nekakšen »švicarski nož«. 100 funkcij, a obenem vse bolj za silo uporabno.

Druga skrajnost so RFP, ki so zelo okvirni in bolj kot konkretno ponudbo iščejo splošne informacije. Tak RFP vrne kvečjemu poplavo potencialnemu kupcu nekoristnih informacij, ki povzročijo še večjo zmedo že tako zmedenim.

In kakšen je potem dober RFP? Odgovor je enostaven. Tak, ki opredeljuje zelo konkretne zahteve naročnika, ponudnik pa točno ve, kaj ponuditi in kako izvesti projekt implementacije. RFP je torej zelo konkreten načrt iskane rešitve z vsemi naprej znanimi pogoji in omejitvami.

Vse ostalo hitro lahko vodi v avanturo, ki stane živcev tako naročnika kot ponudnika.

RFP mora v osnovi biti dokument, ki ga oba deležnika razumeta enako. Sicer je to glavni povod, da doživite:

• nepotrebne dodatne kroge pri izbiri ponudbe/ponudnika
• spremembe zahtev na projektu ter nepredvidena dodatna dela (in s tem nepredvidene dodatne stroške)
• neskladje uvedene rešitve s pravili procesa in/ali utečeno prakso

Zasvojeni s papirjem in slabo dovzetni za spremembe

Ko slišimo argument, da sprememba ni sprejemljiva, ker že 20 let tako delajo, nas strese ob misli, da že 20 let ni nihče razmišljal o kakršni koli racionalizaciji. V 20 letih se je spremenilo toliko stvari na vseh področjih, da ne biti dovzeten za vsaj del sprememb, težko označimo za modro.

Ker se uvedba P2P rešitev v večji meri dotakne računovodstva in zaposlenih v tem segmentu, so ponudniki, interni promotorji in sponzorji takšnih rešitev pri naročnikih še pod posebnim pritiskom.

Preverjen sistem opravljanja svojega dela z možnostjo čim manjših napak in »nezgod« računovodij temelji na papirju. Največje neodobravanje uvedbe P2P rešitev v računovodstvu pokažejo z vprašanjem: Kaj če sistem preneha delovati, jaz pa računa nimam v fizični obliki pred seboj in ga tako ne morem vpisati glavno knjigo, kaj šele plačati račun?

Kaj pa če zmanjka elektrike in kar naenkrat tudi glavne knjige ni več, bi verjetno bil pravi, a preveč aroganten odgovor.

Dejstvo je, da je navezanost na papir tako močna, da smo mu (sicer iracionalno) pripravljeni precej več zaupati kot »elektroniki«. Pa da ne bi bilo zamere pri računovodjih. Enako je tudi z nabavnimi referenti, pa skladiščniki in vsemi ostalimi. Morda je drugače pri direktorjih, ki zgolj pooblastijo svojo tajnico, da namesto njih potrjuje dokumente in njemu nosi tiskane papirne izvode na pisalno mizo.

Workflow bo rešil vse organizacijske probleme

Ne bo. Pokazal in izpostavil jih bo. Tudi tiste, ki se jih ne zavedamo, ko sprehajamo papir od pisarne do pisarne in ad-hoc določamo poslovna pravila. Dejstvo je, da v kolikor proces ne »pije vode«, informatizacija oz. dematerializacija takega procesa prej ali slej zahteva spremembo zahtev na strani naročnika. In s tem povezane (in upravičene) dodatne stroške izvajalca ter slabo voljo in odpor do sprememb interno v organizaciji.

Ni problema, integracija je mala šala

Ko smo razrešili organizacijske probleme, normalno nastopijo še tehnološki. Morda v resnici ne gre toliko za tehnološke probleme, temveč bolj za problem koordinacije tistih, ki so poklicani za reševanje tehnoloških problemov. Obstoječe (ERP) in nove (P2P) ponudnike je potrebno povezati, jih koordinirati oz. poskrbeti, da sodelujejo pri povezavi različnih sistemov in informacijskih virov v enovito rešitev. Tudi v informatiki boste srečali tipične probleme mojstrov. Saj veste, da »parketar« težko najde dobro besedo za »estriharja«, »pleskar« pa ni zadovoljen z ometi. Si predstavljate, kako je koordinirati dva, tri mojstre, ko prenavljate stanovanje? Zamuda roka za zaključek je praktično gotova.

P2P rešitve brez integracije z ERP so praktično neuporabne. Misel na to, da lahko užijete kake bistvene koristi P2P rešitev brez povezave do šifrantov ERP, izhodnih dokumentov ERP, glavne knjige, knjige prejetih računov,.. so iluzorne. Dvojno delo oz. dvojen vnos podatkov bo dober argument zaposlenih, da je bilo delo na »star« način bolj učinkovito in bolj smiselno. Mnogi razlogi za ljubezen do papirja so spodbujeni s slabimi informacijskimi rešitvami. Razlog slabosti pa (če ni organizacijskih problemov v poslovnih procesih) tiči ravno na področju integracij z ERP.

tilen.markus@frodx.com